A publicação de livros pela Editora IFRN requer a formalização através da assinatura de alguns termos de autorização e de responsabilidade por parte do(s) autor(es) e/ou organizador(es) das obras junto à Editora.

Mediante assinatura do Termo de Entrega da Obra e Compromisso do Autor com a Editora IFRN, o(s) autor(es) e/ou organizador(es) da obra autoriza(m) a Editora IFRN a dar andamento ao processo de editoração e se compromete(m) a assinar contrato de cessão de direitos autorais, além de se comprometer(em), no caso de desistência de sua parte, em qualquer fase do processo de edição e/ou publicação das obras, a pagar pelos serviços já prestados.

O Contrato de Cessão e Transferência de Direitos Patrimoniais de Autor é celebrado entre o(s) autor(es) ou o(s) organizador(es) das obras e o Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte por meio de assinaturas coletadas em três (3) vias do documento, passando ao IFRN os direitos autorais sobre a obra.

Para a publicação de livro produzido por um ou mais organizadores, resultante da coletânea de textos de diferentes autores, o(s) organizador(es) deve(m) obter autorização de publicação do(s) autor(es) de cada texto, conforme modelos a seguir: 

• Termo de Autorização de um Autor para um Organizador;
• Termo de Autorização de um Autor para dois Organizadores;
• Termo de Autorização de dois Autores para um Organizador;
• Termo de Autorização de dois Autores para dois Organizadores.

Quando houver, na obra a ser publicada, imagens de terceiros e/ou produzida por terceiros, o(s) organizador(es) e/ou o(s) autor(es) deve(m) preencher e assinar Termo de Responsabilidade quanto ao uso de imagens, textos, voz e/ou depoimentos.

Além disso, para se resguardar, é necessário obter de modelos e fotógrafos a assinatura de Termo de Autorização para uso de Imagem e Fotografia. Da mesma forma, sempre que houver, na obra, o uso da imagem e do nome de indivíduo menor de idade, o(s) organizadores e/ou o(s) autor(es) devem obter autorização do responsável pelo menor, declarando estar de acordo com a utilização da imagem e do nome do menor para fins institucionais, expográficos, jornalísticos, históricos, acadêmicos, educacionais, informativos e sociais, relacionados ao livro, conforme modelo de Termo de Cessão de Direito de Uso de Nome e Imagem de Menor.​