A tecnologia nunca fez tanto parte da vida cotidiana; quase tudo está ao passo de um ‘clic’. A imersão para o mundo on-line tornou-se cada vez mais necessária, proporcionando mais praticidade e economia. Seguindo essa linha, o IFRN vem promovendo uma série de transformações digitais nas áreas administrativas e de ensino. 

Assim, a Pró-Reitoria de Ensino (Proen/IFRN), por meio da Diretoria de Administração Acadêmica (Diaac/IFRN), em parceria com a Diretoria de Gestão em Tecnologia da Informação (DIGTI/IFRN), estão implantando a digitalização de todos os documentos dos estudantes. Com isso, o arquivo até então físico passa a ser digital e os alunos do Instituto, em breve, poderão emitir todos os certificados e diplomas de forma digital. Passam a ser digitais também as atas de apresentação dos Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC) e requerimentos acadêmicos. Para realizar ou ter acesso, basta o estudante acessar o Suap, sistema acadêmico e administrativo desenvolvido pela DIGTI e utilizado em mais de 30 instituições de todo o país. 

O reitor do IFRN, professor José Arnóbio, ressaltou a importância dessas mudanças, afirmando que a digitalização dos instrumentos legais da Instituição é fundamental para dar agilidade ao processo de emissão e ainda gerar economia. “A tecnologia e o desenvolvimento científico acabam tendo um papel preponderante para as instituições públicas de ensino, principalmente em um momento como esse, de cortes orçamentários nas instituições de ensino do país. Então, ações como essas, além de demonstrar à sociedade a pujança do IFRN com relação a elas, do ponto de vista operacional da Instituição, representam economia. É isso o que chamamos no serviço público de eficiência e eficácia. Essas ações são eficientes e eficazes com a gestão dos recursos públicos e é uma possibilidade de mostrar à sociedade o quanto uma instituição, como o IFRN, pode ser importante para a sociedade como um todo”, ressaltou o reitor.

Módulo de emissão de certificados de cursos de Formação Inicial Continuada (FIC) digitais

Fruto da parceria entre a Proen/IFRN e a DIGTI/IFRN, através da Coordenação de Sistemas da Informação (Cosinf/IFRN), a emissão de certificados de cursos de Formação Inicial e Continuada (FIC) vinculados ao Programa Novos Caminhos, no Campus Natal-Zona Leste, foi implementada no dia 5 de fevereiro de 2021 e entrou em execução no dia 8 do mesmo mês. 

A iniciativa tem por base leis e portarias, como a N° 330, de 5 de abril de 2018, a qual diz, em seu artigo I, que “fica instituído o diploma digital no âmbito das instituições de ensino superior, públicas e privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino”.

O novo método de emissão tem como objetivo:

• Se adequar às exigências legais;
• Diminuir a burocracia e o tempo de emissão dos documentos;
• Otimizar o processo de emissão atual;
• Diminuir custos; e
• Adicionar uma camada de segurança.

O diretor da Diaac, Frederico Augusto, conta que, no dia 9 deste mês, foram emitidos, no IFRN Zona Leste, 26 certificados de pós-graduação pelo antigo processo de emissão – a ação durou 4 horas. Ele relembra que foi preciso obter a assinatura do diretor-geral do Campus, do diretor acadêmico e do reitor do Instituto. Os estudantes deveriam receber os certificados cerca de 15 dias após sua emissão. Em comparação, ainda no dia 9, foram emitidos, de forma digital, 149 históricos e certificados dos cursos FIC, no tempo de 20 minutos. “Há uma diferença absurda, o estudante (que antes precisava agendar a retirada do certificado) recebe um email com o link para download. Esses 149 documentos poderiam ser milhares. A emissão e a assinatura são feitas em lote”, disse.

A secretária acadêmica do Campus Zona Leste do IFRN, Pollyana de Carvalho Medeiros, comemora mais esse avanço do Instituto: “a automatização dos serviços tem sido uma solução muito importante para o Campus. Em 2020, aplicamos a oferta de cursos a distância, e, com a matrícula on-line implantada pelo Instituto junto ao Catálogo Digital do GOV.BR, tivemos uma grande demanda de alunos que residem em outras regiões do Brasil”.

Pollyana comemora a agilidade resultante do novo módulo de emissão dos certificados: “ao término do curso, vimos um impasse no momento da certificação, pois, com o documento físico, essas pessoas não teriam a menor condição de fazer a retirada de forma presencial e o envio pelos Correios seria muito oneroso. A implantação da emissão de certificados digitais possibilitou que esses alunos recebessem o certificado diretamente no email e ainda foi importante para reduzir custos de material, de impressão e de tempo de trabalho da secretaria e do diretor, pois, em poucos minutos, conseguimos emitir, assinar e entregar certificados históricos. Com o documento físico, esse processo chegava a demorar até duas semanas para ser disponibilizado para retirada”.

Outra característica dos novos certificados digitais é a segurança, como explica Frederico: “são vários os custos envolvidos para constatar se um histórico, diploma ou certificado é verídico. Com essa nova forma de emissão, isso é feito ao passo de ‘clic’, onde se verifica a veracidade do documento”. “É um diploma muito mais seguro, porque até a assinatura feita no papel é fácil de ser falsificada. Com a assinatura ‘linkada’ a um Blockchain (base de dados) ou a uma chave no nosso (Suap), isso já impossibilita uma possível fraude”.

O que dizem os estudantes

Alcione Olinto Galvão, 43 anos, fez o curso de Assistente de Secretaria Escolar e já recebeu seu certificado de conclusão. Ela afirma está satisfeita com a emissão digital, especialmente estando em meio a uma pandemia, onde o isolamento social é uma das principais ações preventivas. “Gostei muito. Um dos maiores benefícios é a agilidade, pois o aluno não precisa ir ao Campus buscar o certificado. A estudante certificada ainda conta que possui todos os documentos digitalizados, o que resulta em praticidade: “muitos concursos, hoje, pedem para anexar os documentos”, declarou.

Já Nathália Maria, de 21 anos, realizou o curso FIC Auxiliar Administrativo e em breve será um dos muitos alunos a receberem o diploma digital. “Mil vezes melhor. A gente está em uma era mais atualizada. Prefiro desse modo porque posso salvar no meu Drive, pendrive e imprimir, caso necessário”. A jovem conta que a maioria das empresas para as quais buscou uma vaga de emprego realizou testes de forma virtual. O diploma digital, segundo Nathália, vem para facilitar o processo de adicionar qualificação em casos como esse.

Emissão de diplomas de nível técnico e superior e certificados de pós-graduação

Outra ação que está sendo desenvolvida é o módulo de assinatura de diplomas de nível técnico e superior e certificados de pós-graduação. O lançamento do módulo deve ocorrer em torno de um mês. O diretor da Diaac/IFRN explica que essa ação possui uma legislação própria. “Nós vamos utilizar um token (mídia criptográfica), com o certificado da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), e ele precisa de um módulo externo, que é da Rede Nacional de Pesquisa e Ensino (RNP), que desenvolveu esse módulo e nós utilizamos para assinar os diplomas digitalmente”, contou Frederico.

Sobre a emissão digital dos certificados e diplomas, o diretor da Diaac/IFRN declara: “Acredito que o IFRN está passando por uma nova fase. Vai ser um avanço muito grande e uma nova forma de emitir esses documentos que influenciam a vida das pessoas, pois é o título que elas levam para apresentar em uma empresa Então eu acho que essa geração de velocidade, essa diminuição de burocracia e dos custos vai ser uma nova fase, uma transformação, uma mudança de paradigmas que está nascendo agora”.

Como atesta o diretor da DIGTI, professor André Gustavo, no momento, nenhum outro Instituto Federal emite diplomas em formato digital. “Esperamos que o IFRN seja o primeiro a realizar esse processo”, comenta. Ainda segundo o diretor, a ação busca “digitalizar o máximo possível dos documentos e serviços para os alunos”. O professor ainda afirma que "o foco dessas ações será na simplificação da prestação de serviços ditos de secretaria, com a priorização pelos canais digitais, trazendo mais conforto e segurança, tanto para os alunos como para os servidores que atuam na prestação destes serviços”.

Matrícula On-line e Pasta documental digital dos alunos

Quem é estudante do IFRN já deve ter visto o termo “matrícula on-line” por diversas vezes aqui no Portal e nas mídias sociais do IFRN. Essa também é mais uma adaptação que a Instituição realizou, pensando no bem-estar e conforto daqueles que estão ingressando no Instituto.

Fruto de uma demanda externa e elaborado pela equipe de desenvolvimento de sistemas do IFRN, o módulo de matrícula on-line entrou em vigor no ano de 2020, após o início da pandemia mundial do coronavírus. Entretanto, Frederico Augusto ressalta que a ação permanecerá no período pós-pandêmico, juntamente com o módulo de matrículas presenciais.

No ato da matrícula on-line, os estudantes necessitam inserir seus documentos digitalizados. Dessa forma, foi criada, no ano passado, a pasta documental do aluno, na qual o estudante faz o upload dos documentos. No entanto, havia uma questão a ser resolvida: após inseridos na pasta, os arquivos não podiam ser alterados. “Existia a necessidade de alteração dessa pasta documental, por exemplo, em casos de casamento, onde alguém queria inserir a certidão da união; mudança do nome social; atualização de RG. E antes isso não era possível”, explica Frederico. Com a atualização da pasta documental, que ocorreu no dia 25 de fevereiro de 2021, há a possibilidade de editar e manter todos os documentos atualizados pelo estudante.

Atas digitais de Trabalhos de Conclusão de Curso

Com a finalidade de acelerar o processo de conclusão de estudantes do Instituto, reduzindo burocracias, a emissão das atas de conclusão de curso é mais uma ação do IFRN que foi atualizada, passando a funcionar a partir de 25 de fevereiro deste ano.

O analista de tecnologia da informação da Cosinf, Carlos Breno Pereira Silva, explica que "até então a assinatura era feita de forma física, através da impressão da ata e a assinatura dos membros, com caneta. Nós criamos, no Suap, uma funcionalidade de assinatura eletrônica, o que faz com que o processo se torne mais célere e também um pouco mais econômico, já que não envolve a impressão de folha nenhuma; a assinatura é cem por cento via sistema".

Agora, o trabalho de conclusão de curso é lançado de forma semelhante ao que já se fazia, porém, a divulgação dos resultados e as assinaturas são feitas por meio do Suap, como diz o diretor da Diaac, Frederico Augusto: “Basicamente, o assinante, seja interno ou externo do IFRN, entra no Sistema, e aí já é inserida a assinatura Suap, muito semelhante à assinatura dos certificados FIC. Às vezes, se resolve em poucos minutos e fica lá armazenado eletronicamente”, esclarece.

Requerimentos eletrônicos

Finalizando a sequência de mudanças que estão sendo implantadas no IFRN, estão os requerimentos eletrônicos. Frederico conta que, embora já exista um simples módulo de requerimento no Suap, durante a pandemia de Covid-19, a Diaac/IFRN e a DIGTI concluíram que havia a carência por um módulo mais avançado, a fim de dar mais voz às necessidades dos alunos.

“Ainda estamos começando com os primeiros requerimentos de automatização, que será os diplomas e certificados digitais. Mas, não existem só esses requerimentos, há diversos outros”, diz o diretor de Administração Acadêmica, que explica como é o atual processo: “o aluno vai na secretaria presencialmente e requisita, por exemplo, um histórico escolar; então, a secretaria assina um papel e emite o documento. Atualmente, isso não está sendo possível, porque cada pessoa está em casa”.

Frederico afirma ainda que o atual módulo de requerimentos está em fase de desenvolvimento para atender as demandas. Por essa razão, a Diaac/IFRN, junto à DIGTI/IFRN, tem como prioridade implantar e melhorar o módulo de requerimentos. “Nós queremos aprimorar o meio de acesso, de comunicação, de pedidos do aluno, junto aos setores acadêmicos, através dos requerimentos digitais”. A previsão para o lançamento do novo módulo é até o começo do segundo semestre de 2021.