O ano letivo 2016.1 do IFRN começa com uma novidade para um grande número de estudantes, professores, coordenadores de curso e secretários acadêmicos: um novo sistema para gerenciamento das informações de ensino: o Suap-Edu. Desenvolvido pela Diretoria de Gestão em Tecnologia da Informação (DIGTI), com coordenação da Diretoria de Administração Acadêmica, da Pró-Reitoria de Ensino (PROEN), o sistema vai gerar uma economia de quase R$ 150 mil reais anuais para a Instituição, referentes ao valor pago para ter a licença do sistema utilizado até o momento - o Q-Acadêmico.

Além do valor de licença, o sistema não atendia de forma completa a demanda dos mais de 130 cursos ofertados pelo IFRN. "Não atendia os cursos de Formação Inicial e Continuada (FIC), nem os de pós-graduação, por exemplo. Além disso, cada vez que precisávamos de uma melhoria ou nova funcionalidade, precisávamos pagar a mais pelo serviço", explicou o diretor de Administração Acadêmica do IFRN, Alessandro José de Souza.

O Suap-Edu foi criado a partir do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap), software web também desenvolvido pela equipe da DIGTI, com recursos que permitem o controle de processos, contratos, frota, as informações de servidores, entre outros dados. O sistema é tão eficiente que foi adotado por 21 instituições da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica de todo país. O embrião da versão acadêmica do software foi o cadastro dos alunos para aprimorar a ação de setores como a Diretoria de Gestão em Atividades Estudantis, responsável pelos programas de bolsas sociais e outras ações, e para agilizar o processo de extração de informações institucionais para fins de transparência pública.

Uma das opções apresentadas à falta de satisfação com o Q-Acadêmico foi a contratação de um outro software, desenvolvido por outra instituição. “Mas além de sair caro para o Instituto contratá-lo, continuaria não atendendo a todas as especificações do IFRN”, explicou Alex Fabiano de Araújo Furtunato, diretor de TI da Instituição. Depois de pagar pelo direito de uso, era necessário capacitar a equipe para trabalhar com aquela tecnologia específica, precisando contratar empresas de manutenção em alguns casos. 

Em 2013, começaram os trabalhos de desenvolvimento que se encerram agora, no início de 2016, com a migração de todos os estudantes do Q-Acadêmico para o Suap. No segundo semestre de 2013, os alunos dos cursos FIC começaram a usar o Suap-EDU. Em 2014, foi a vez dos estudantes de pós-graduação do IFRN. Em 2015, os ingressantes nos campi Ceará-Mirim, São Paulo do Potengi e Canguaretama, como também Parelhas e Lajes – inaugurados há pouco tempo. 

No início de abril, os alunos dos cursos técnicos do Campus Natal-Central, que acabava de iniciar o semestre 2016.1, começaram a usar o sistema. Todos os outros campi passaram a ter o Suap-Edu como sistema acadêmico oficial a partir desta segunda (25), quando também deram início ao semestre letivo, com exceção dos campi Mossoró, Ipanguaçu e Apodi, que adotam o software em maio, uma vez que 2016.1 vai começar alguns dias depois para eles. 

Na Diretoria de Administração Acadêmica, além do diretor Alessandro José de Souza, trabalharam para a construção do Suap-Edu Matheus Gomes Amorim; Francisco Emiliano Gurgel de Melo e Juliana Correia Lima de Queiroz Sobral. Da Diretoria de TI, além do diretor Alex Furtunato e do diretor de Sistemas Túlio de Paiva Carvalho, os servidores Carlos Breno Silva; Hugo Tácito Sena; Allyson Barros; Ibanez Pereira; Fernando Lopes e Renieri Correia. 

VANTAGENS DO SUAP-EDU

• Economia para a instituição
• Emissão online de documentos (declarações de matrícula, históricos escolares e até diplomas)
• Gerenciamento de eventos acadêmicos como palestras e minicursos, com inscrição, registro de participantes e emissão de certificados online

• Formação de grupos de discussão de temas e compartilhamento de arquivos
• Solicitação e emissão online da certificação do ensino médio através do ENEM
• Gerenciamento remoto do sistema por parte de coordenadores de curso e secretários acadêmicos 
• Atendimento às especificidades de todas as modalidades de cursos ofertadas pelo IFRN
• Acesso de forma mais fácil a dados sobre alunos e cursos, auxiliando os processos de transparência pública

O QUE ESTÁ POR VIR

Os desenvolvedores já trabalham no aprimoramento do sistema. Já estão sendo implementados a integração com redes sociais – alunos poderão receber pelo Facebook, por exemplo, notificação de que foi cadastrada nova mensagem em grupo de discussão do Suap-Edu - e acesso especial ao sistema por parte dos pais e/ou responsáveis pelos alunos.

MAIS INOVAÇÃO

De acordo com o diretor de Tecnologia da Informação do IFRN, Alex Furtunato, os servidores que utilizam o Suap como sistema de administração pública podem aguardar uma nova e importante funcionalidade para os próximos meses: o processamento digital de todos os processos, com o uso de assinatura e autenticação eletrônica. Com isso, o trâmite físico de papel, o que gera o gasto de milhares de reais, anualmente, para a Instituição, será extinto. "Teremos mais economia e agilidade quanto aos processos administrativos", enfatizou Alex. Hoje já é possível cadastrar os processos e verificar o seu andamento de forma remota. Quando o módulo estiver pronto, tudo será feito de forma digital. A assinatura eletrônica já foi desenvolvida e é utilizada, com eficiência comprovada, na emissão de certificados do ensino médio via ENEM e nos processos de avaliação de servidores. A previsão é que, em cerca de 3 meses, o trâmite de papel seja extinto nos processos administrativos do IFRN.