“Até março de 2021 – com a chegada do Campus avançado Jucurutu, o Instituto Federal do Rio Grande do Norte terá 22 campi e a Reitoria. O funcionamento de toda essa estrutura não existe sem uma ampla rede de serviços e mão-de-obra, viabilizada mediante contratos administrativos”. A afirmação é de Daniel Gibson, um dos servidores da Pró-Reitoria de Administração (Proad). Para confirmar sua fala, Daniel apresenta números: “Somente em 2020, foram destinados mais de R$ 13 milhões para contratos, dos mais diversos tipos de serviços – de seguro veicular à fornecimento de refeições. No ano anterior, foram emitidos 293 contratos novos e realizados 383 aditivos a contratos já existentes”, disse.

Simonely Vasconcelos, diretora de Administração no Campus Macau do IFRN, acrescentou um dado a essa argumentação: “Entre 50% e 70% dos recursos destinados aos funcionamentos dos campi são empregados em contratos. Isso mostra que uma gestão de contratos, que desenvolva ações de execução orçamentária com foco na eficiência, na transparência e no controle de uma maneira geral, só poderá realizar a melhor contratação, o que é o intuito dos gestores públicos responsáveis e com compromisso”, disse.

Como ficou claro, o tema da vez é a criação da Diretoria de Gestão de Contratos, setor surgido através da Proposta de Reestruturação e Melhoria de Gestão da Proad. Diretoria de Gestão de Contratos, ou Digecon, na sigla recém cunhada pelo diretor de Administração do Campus Apodi do IFRN, Bruno Jeferson.

Implementação

O Plano de Trabalho nº 3/2020, que oficializou a Proposta de Reestruturação, traz que a implementação da Diretoria “será fundamental para alinhar os objetivos estratégicos da Instituição à execução orçamentário-financeira, no que cabe à eficiência e efetividade do gasto público ao cumprimento dos contratos”.

Antes de definir suas atribuições – e as da Coordenação de Acompanhamento de Fiscalização de Contratos, seu subsetor –, a Proposta dá um conceito minucioso das etapas e ações previstas para a Digecon: “São técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do trabalho – seja ele uma obra, um projeto, um serviço, ou qualquer outra obrigação contratada”, diz o documento.

“Com o intuito de antever fragilidades e evitar contratempos, é uma ação urgente a implantação da Diretoria, como um setor sistêmico que venha para orientar, padronizar e regulamentar as atividades”, segue Simonely. Daniel complementa: “A falta de setor especifico é acompanhada da falta da figura do Gestor de Contratos no IFRN, alguém com a capacidade de concentrar, gerenciar e fazer saber dados estáticos, os quais seriam de extrema importância para Administração, seja para a identificação de pontos sensíveis ou para a corriqueira tomada de decisões, tudo isso visando a eficiência e eficácia na prestação do serviço público”, pontou.

Fazer institucional

Também para Bruno, Campus Apodi, tratar de contratos é lidar com o coração do funcionamento dos campi e da Reitoria: “É através dos contratos celebrados entre o IFRN e seus parceiros que são viabilizadas as atividades administrativas, bem como as de Ensino, Pesquisa e Extensão, o tão afamado tripé institucional, razão de ser e existir dessa casa de educação”. O gestor segue falando sobre soluções e suportes: “Quando um campus tiver dúvidas diante de detalhes da Gestão Contratual, perceber o suporte direto da Diretoria de Gestão de Contratos para nortear suas decisões, apontando soluções já experimentadas, fará uma diferença imensurável. A partir do momento em que a Digecon estiver em pleno funcionamento, as rotinas pertinentes aos contratos poderão ser padronizadas, os fluxogramas se tornarão mais claros e condizentes com a realidade e o trabalho como um todo nos campi e na Reitoria do IFRN fluirá de forma mais eficiente. Só temos a ganhar”, assegurou.

Simonely Vasconcelos tocou no mesmo ponto, narrando a realidade de seu campus e jogando luzes sobre novas possibilidades: “Aqui, a demanda de processos é muito grande. A ideia de uma padronização, tanto na contratação quanto no controle e na fiscalização nas ações – que é o objetivo dessa Diretoria – trará um ganho de produtividade muito grande, pois dará ao servidor maior segurança. Uma Diretoria onde sejamos orientados sobre fluxos e onde, sempre amparados na legislação, tenhamos como usar o entendimento e a prática de um setor sistêmico nos garantirá uma fonte de informação sobre padronização das rotinas de fiscalização e de gestão”, disse.

Daniel reiterou o dito por seus colegas gestores: “é indispensável um setor que estabeleça um padrão na execução dos contratos administrativos em que o IFRN é parte, visto que o modus operandi nos procedimentos envolvendo os contratos administrativos no Instituto hoje pode variar de campus para campus”.

Órgãos de Controle Externo

“Também a Gestão de Riscos das Contratações sai ganhando com a Digecon e sua Coordenação de Acompanhamento de Fiscalização de Contratos”, opinou Bruno Jeferson. Para ele, não se alcança determinados objetivos em uma instituição por causa de uma Gestão de Riscos ineficaz. “O Tribunal de Contas da União tem, reiteradas vezes, enfatizado a importância dessa matéria. Este é mais um argumento que corrobora com a urgência da criação da Diretoria: ela será a cabeça e os campi serão o corpo no tocante ao Planejamento, Gestão e Execução de Contratos”, complementou.

Finalizando, Daniel Gibson descreveu a função da Coordenação de Acompanhamento de Fiscalização de Contratos: Dentre outros, caberá à Coordenação atuar na política de prevenção de custos decorrentes de eventuais condenações em ações judiciais de natureza trabalhista, previdenciária e/ou cíveis nas quais o IFRN figure como polo passivo, evitando assim, a condenação da Administração ao pagamento de encargos devidos aos empregados e fornecedores inadimplentes”.

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Proposta de Reestruturação Administrativa e Melhoria de Gestão