A Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DIGTI) do IFRN divulgou, em nota, informações relativas à reunião ordinária do Comitê de Governança Digital (CGD), realizada em 31/05/2022. Durante o encontro foi aprovada a Resolução 2/2022 – CGD/RE/IFRN, que dispõe sobre a política de uso do armazenamento de dados em nuvem das plataformas digitais da Google e da Microsoft vinculadas aos e-mails com subdomínio “escolar.ifrn.edu.br” e “academico.ifrn.edu.br”, no Instituto.

Entre os objetivos da Resolução, figura o estabelecimento de regras para a correta utilização das plataformas digitais no IFRN:

• Promover a adequação aos novos limites de armazenamento da plataforma digital Google Workspace for Education;
• Promover o uso racional e responsável dos limites estabelecidos no âmbito do contrato 192/2021 (Pacote Microsoft 365 Education A3).

“Em relação à adequação aos novos limites de armazenamento da plataforma digital Google Workspace for Education, é importante ressaltar que a Google anunciou alterações em sua política de armazenamento, resultando em novo limite de espaço para armazenamento de arquivos em nuvem a partir de julho de 2022”, traz a nota.

Segundo Ismael Coutinho, a partir dessa mudança, a DIGTI realizou um estudo que indicou que o espaço utilizado para armazenamento em nuvem pelo IFRN já excede em mais de 100% os 100 TB disponibilizados pelo Google. “Ao fim dessa análise, baseado no número de usuários e no espaço total de armazenamento disponibilizado pelo Google para o Instituto, e ainda, visando a continuidade de oferta dos serviços dessa plataforma, foi identificada a necessidade de estipular um limite de 30 GB por usuário. Limite esse que foi submetido à apreciação do CGD/IFRN e foi aprovado através da Resolução objeto desta nota”, explicou. Ismael atua na Assessoria de Governança de Gestão de Tecnologia da Informação.

Análise e ajustes

Diante desse contexto, a orientação da DIGTI é no sentido de que usuárias e usuários que possuem armazenamento total de arquivos excedendo esse limite de 30GB – considerando todos os serviços vinculados à plataforma, como o Google Drive, o Gmail e o Google Fotos –, façam esse ajuste.

“Sugerimos que esse processo comece pela análise do uso atual do armazenamento e exclusão dos arquivos desnecessários. Após essa primeira análise, solicitamos que realize a migração dos dados para a sua conta pessoal – no caso de eventuais arquivos pessoais. Já para o caso de arquivos acadêmicos e/ou institucionais, indicamos o uso da conta do OneDrive (referente ao subdomínio “academico.ifrn.edu.br”), considerando que temos o contrato com a Microsoft e que a norma prevê até 500GB para cada usuário da plataforma M365”, alertou Ismael.

Migração

A nota ainda traz recomendações e links que podem auxiliar na migração de dados:

• Confirmação da quantidade de armazenamento utilizados;
• Análise e exclusão de arquivos grandes ou desnecessários no Drive;
• Análise ou exclusão de arquivos grandes ou desnecessários em drives compartilhados;
• Considere a possibilidade de excluir conteúdo do Drive que você pode ter copiado para um drive compartilhado. Um arquivo armazenado em dois locais está consumindo o dobro do espaço de armazenamento.
• Para pesquisar e excluir e-mails desnecessários ou grandes, acesse ‘Gerenciar arquivos do armazenamento no Google Drive’ e siga as instruções referentes ao Gmail.
• Atente-se de estar logado na sua conta do subdomínio "escolar.ifrn.edu.br" para realizar as etapas informadas.

A Resolução esclarece, ainda, que os serviços de armazenamento de dados em nuvem são considerados ferramentas institucionais adotadas pelo IFRN. Assim, a conta do Workspace (Google - escolar.ifrn.edu.br) ou do M365 (Microsoft - acadêmico.ifrn.edu.br) devem ser destinadas exclusivamente para fins educacionais/acadêmicos/institucionais.

“Ressaltamos a importância que todos que possuam armazenamento acima de 30GB junto à plataforma educacional da Google concluam as etapas acima assim que possível. O não cumprimento da norma incorre na possibilidade de perda dos dados permanentemente, uma vez que a sua conta poderá ser suspensa ou excluída a partir do mês de julho do corrente ano. Por fim, consideramos que todos os servidores em situação irregular possam promover essa regularização até o dia 30 de junho de 2022”, finalizou Ismael Coutinho.

Acesse

Resolução 2/2022 – CGD/RE/IFRN