Desde o dia 9 de junho de 2021, a Assessoria de Comunicação Social e Eventos da Reitoria (Asce/IFRN) conversa sobre a elaboração do regulamento que tem como objetivo contribuir com a organização dos eventos no âmbito da Instituição. O objetivo é fortalecer o planejamento e a organização dos eventos no âmbito do Instituto, realizados nas dimensões de ensino, pesquisa, extensão e gestão de pessoas.

A comissão de estruturação do documento definido pela Portaria  Nº 844/2021 – RE/IFRN, tem a coordenação de Michelle Pinheiro, coordenadora do Núcleo de Eventos da Asce/IFRN, e as participações de Darlyne Fontes (Professora de Eventos - Campus Canguaretama), Clara Bezerra (Assessoria de Comunicação Social e Eventos - Asce), Gabriela Dalila (Pró-Reitoria de Pesquisa e Inovação - Propi), Tarcimaria Rocha da  Pró-Reitoria (Ensino - Proen), Denise Cristina (Pró-Reitoria de Extensão - Proex) e Marisa Daniela (Diretoria de Gestão de Pessoas - DIGPE).

O processo de construção do regulamento teve como foco as seguintes diretrizes: a complexidade dos eventos em todos os âmbitos do IFRN; a literatura dos eventos para melhor entendimento sobre essa área; articulação entre os setores sistêmicos do IFRN para a construção do documento; análise dos eventos sob a ótica do planejamento, execução, avaliação e parcerias; levantamento sobre os tipos de eventos mais comuns que são realizados nos campi e na Reitoria do IFRN, como também os documentos institucionais para embasamento na construção do regulamento.

Estratégia sistêmica 

Os eventos são estratégicos para qualquer Instituição. Eles se configuram como a reunião de pessoas que buscam interesses em comum, mas com planejamento prévio e objetivos bem definidos. Sabendo disso, o IFRN aposta nos eventos técnico-científicos, socioculturais e cerimônias, por exemplo.

A coordenadora do Núcleo de Eventos da Asce, Michelle Pinheiro, acrescenta que o documento é parte das ações para o fortalecimento da imagem Institucional, além de contribuir com a disseminação de informações e realização das mais diversas formações. “Os eventos são primordiais em nosso fazer. Contudo, há todo um universo à parte que envolve esse setor e que é movimentado por ele, cabendo aos profissionais que atuam direta ou indiretamente em sua organização, além de planejar, serem capazes de desenvolver e compreender habilidades interpessoais, parcerias, análises ambientais e impactos”, disse.

É nesse cenário que se desdobra a atuação dos servidores que realizam eventos. Por esse motivo, a necessidade de uma regulamentação que proponha alinhamento, norte, apoio nessa empreitada, pontua Clara Bezerra, assessora de Comunicação Social e Eventos da Reitoria.

A professora  Darlyne Fontes, professora da área de Eventos, afirma que o objetivo é contribuir com o planejamento e a organização dos eventos de forma ordenada, instrutiva e colaborativa. “Um sonho antigo dos que realizam eventos diariamente e sabem da importância que eles representam para a Instituição. Pensar em organizar esses processos, começando com os tipos de eventos mais comuns no IFRN foi um desafio, classificar um evento, então, nem se fala, Mas, é um caminho que se tornou possível com envolvimento, comprometimento e a colaboração de todo, pois o regulamento também tramitará nos conselhos institucionais", explica.

Colaboração 

O documento está sendo disponibilizado para possíveis contribuições nos comitês sistêmicos da Instituição através de um link com inserção de comentários disponibilizado por e-mail, com prazo até o dia 24 de setembro de 2021 para devolutivas. Após esse prazo, ele será encaminhado para apreciação no Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão (Consepex).

O módulo do Suap está passando por alterações para se adequar ao Regulamento e também para facilitar a organização dos eventos na instituição. Paralelo ao trabalho no Regulamento, o módulo de eventos do Suap está passando por mudanças para adequar-se ao processo de organização dos eventos institucionais. "O módulo será a principal ferramenta que os organizadores de eventos no IFRN terão para a execução dos eventos que se propõem a realizar. Através dele será possível atender as orientações contidas no regulamento e gerir as atividades do pré, trans e pós evento. Afirma Michelle Pinheiro, coordenadora do Núcleo de Eventos.

A coordenadora ainda esclarece que, para apresentar o Regulamento e capacitar as pessoas na sua aplicação, a  Asce/IFRN, através do Núcleo de Eventos, organizará em dezembro capacitações com os coordenadores de Comunicação e Eventos, das Coordenação de Gestão de Pessoas (Cogep),  Diretorias Acadêmicas, Coordenação de Pesquisa e Inovação(Copein) e das Coordenações de Extensão dos campi do IFRN.

Acesse

Regulamento de eventos no âmbito do IFRN