Em 21 de dezembro de 2021, a atual gestão sistêmica do Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN) completou um ano desde sua posse legal. Para celebrar a data, o Núcleo de Jornalismo da Assessoria de Comunicação e Eventos da Reitoria (Nujor/Asce/IFRN) produziu uma série de matérias especiais que estão sendo divulgadas durante o mês de janeiro, apresentando as ações desenvolvidas, metas alcançadas e planejamento para as próximas investidas da instituição.

Até aqui, a série já apresentou as realizações das Pró-Reitorias, Diretorias e Conselhos do Instituto. Chegou a vez de conhecer as ações e como funciona o Gabinete da Reitoria do IFRN. Se uma instituição de Ensino fosse um corpo, os professores seriam as mãos, os administradores seriam os pés que o movem para frente e a equipe gestora seria, sem dúvida, a cabeça, fazendo tudo funcionar.

Gabinete da Reitoria

O Gabinete é o setor responsável por dar assessoramento à Gestão do Instituto, às ações administrativas, políticas e de gerenciamento, bem como às ações da coordenação, articulação, divulgação e arquivamento dos atos do gestor, além de suporte à secretaria geral destinada à Reitoria e aos Conselhos Superiores. A Secretaria Executiva (SEC/RE), a Assessoria Técnica (Astec/RE) e a Assessoria Administrativa (ASADM/RE) fazem parte da estrutura do setor.

Com o objetivo de complementar e normatizar as disposições estatutárias, o IFRN conta com o apoio dos órgãos colegiados, dos órgãos executivos de Administração Geral e dos órgãos de Assessoramento e de Controle Geral, que foram criados para, no âmbito de suas competências, acompanhar e deliberar sobre atividades acadêmicas e administrativas, tornando a gestão do Instituto mais participativa e democrática.

Secretaria Executiva

A Secretaria Executiva (SEC/RE) apoia e assessora o Gabinete da Reitoria, dispondo de duas assessorias sob sua subordinação: uma Técnica (Astec/RE) e outra Administrativa (ASADM/RE), além do setor de Protocolo. Atualmente, sua força de trabalho é composta por nove servidores: quatro na SEC/RE; dois na Astec/RE; dois na ASADM/RE; e um servidor terceirizado no Protocolo.

Com a finalidade de dar suporte às atividades do Gabinete da Reitoria, a SEC/RE atua, principalmente, na elaboração de portarias e de despachos em processos, na emissão de passagens e diárias, bem como na fiscalização dos contratos firmados com os Correios e com as empresas de agenciamento de passagens nacionais e internacionais.

Durante o primeiro ano de gestão, compreendido entre dezembro de 2020 e dezembro de 2021, a Secretaria atuou de forma atípica, em função da pandemia, e, mesmo assim, obteve resultados importantes, dos quais cabem destaques: 1.724 portarias, 805 ofícios, 78 resoluções do Conselho Superior (Consup), 47 deliberações do Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão (Consepex), conforme pode ser observado no Sistema Unificado de Administração Pública (Suap).

“A cada dia, a SEC/RE tem procurado aprimorar os seus procedimentos para que possa, na medida do possível, dar respostas com a celeridade que cada processo exige”, destacou a secretária executiva, Auxiliadora Lira.

Assessoria Técnica

A Assessoria Técnica (Astec/RE) é ligada ao Gabinete do reitor e tem como principal responsabilidade a comunicação por meio de documentos oficiais, assinados pelo dirigente máximo do Instituto, principalmente os ofícios. É responsável, ainda, pelo recebimento de comunicações externas, sejam físicas ou digitais, e por abrir processos.

Além disso, a Astec/RE é responsável por acessar a plataforma do Tribunal de Contas da União (TCU), o “Conecta-TCU”, e o protocolo do Ministério Público da União. A Assessoria ajuda o Gabinete a cuidar do e-mail e da agenda do reitor e auxilia no cadastro e no controle de acesso do dirigente nos diversos Sistemas Eletrônicos de Informações (SEI) de variados órgãos públicos.

“O balanço que faço sobre esse primeiro ano de gestão no meu setor é que foi positivo, considerando que mesmo no ano, ainda de pandemia, foram emitidos mais de 800 ofícios, assinados muitos acordos de cooperação técnica entre servidores e entre instituições. Estamos a todo o momento em aprendizagem, mas sinto que fizemos um trabalho com o qual conseguimos atender às demandas que chegaram ao setor”, declarou John Freitas, responsável pela Astec/RE.

Assessoria Administrativa

A Assessoria Administrativa (ASADM/RE), também ligada ao Gabinete da Reitoria, tem como funções: prestar assistência ao chefe de Gabinete e ao reitor em assuntos da sua área de atuação e/ou afins; integrar comissões; secretariar o Consup/IFRN, o Codir/IFRN e o Consepex/IFRN; além de desempenhar outras atividades relacionadas. No último ano, a ASADM/RE passou a secretariar, também, o Colégio Gestor da Reitoria e o Comitê de Governança Digital.

De acordo com Carolina Dantas, responsável pela Assessoria Administrativa na Reitoria, “em função da pandemia, no primeiro ano de gestão, as reuniões foram mais eficazes e tranquilas, e permaneceram, em sua maioria, virtuais, através da Plataforma Teams, sendo cinco reuniões ordinárias e sete extraordinárias do Consup; quatro ordinárias e três extraordinárias do Consepex; além de 12 ordinárias e sete extraordinárias do Codir, que, a partir de outubro de 2021, passaram a ser presenciais, seguindo todos os protocolos de segurança contra a Covid-19”.

Destaques de 2021

A reestruturação do quadro de servidores do Gabinete, da Secretaria e da Assessoria Técnica, assim como do espaço físico da Secretaria Executiva do Protocolo; a discussão sobre a regulamentação interna para concessão de diárias e passagens; e a triagem dos atos normativos inferiores a Decretos emitidos pelo IFRN, em cumprimento ao Decreto nº 10.139/2019, são ações de destaque promovidas pelo Gabinete no ano de 2021.

Desafios vencidos e mudanças que permanecerão

Segundo o chefe de Gabinete, Sérgio Farias, o cenário de pandemia e a instabilidade no processo de sucessão da gestão máxima do IFRN dificultaram o processo de transição, o que exigiu o esforço de toda a equipe para se apropriar dos processos em andamento no setor e dar continuidade ao trabalho.

“A necessidade de implantação do trabalho remoto, em razão da pandemia da Covid-19, trouxe a oportunidade de realizar todas as reuniões do IFRN por meio de plataformas digitais, o que permitiu manter a comunicação e a colaboração mesmo a distância. Anteriormente, alguns encontros do Conselho Superior (Consup/IFRN), por exemplo, já ocorriam por videoconferência e, a partir de agora, essa prática continuará a ser adotada nas mais diversas áreas da Instituição”, enfatizou Sérgio.

Expectativas para 2022

Promover ações de compartilhamento do conhecimento e de boas práticas entre os servidores que atuam nos gabinetes, buscando a melhoria da comunicação entre o gabinete sistêmico e as chefias de gabinete dos campi, está entre os objetivos para 2022, de acordo com Sérgio Farias. “Também objetivamos realizar capacitações nas áreas de ‘concessão de diárias e passagens’ e de ‘processos administrativos disciplinares’”, finalizou o chefe de Gabinete.

*Texto de Max Praxedes, jornalista e colaborador da Fundação de Apoio ao IFRN junto à Reitoria.