Somos o setor que atua como facilitador na identificação, padronização e otimização dos fluxos de trabalho. Nosso principal objetivo é apoiar as equipes do IFRN na jornada da melhoria contínua, orientando o monitoramento de desempenho e promovendo o alinhamento estratégico da organização.

Trabalhamos em colaboração com todas as áreas para tornar as rotinas institucionais mais eficientes, transparentes e alinhadas às necessidades da nossa comunidade acadêmica e administrativa, agregando cada vez mais valor aos serviços que prestamos à sociedade.

O que fazemos?

Nossa atuação é focada em oferecer o suporte e a metodologia necessários para que o IFRN aprimore sua governança e eficiência operacional através da gestão de processos. Nossas principais atribuições são:

• Estruturar e Otimizar a gestão de processos organizacionais, sistematizando e otimizando os fluxos de trabalho para garantir maior agilidade e qualidade.
• Analisar Riscos em parceria com a área de gestão de riscos, auxiliando a mitigar os riscos associados aos processos organizacionais.
• Documentar e Padronizar processos, por meio da documentação completa dos processos organizacionais, com seus fluxogramas e manuais de rotinas institucionais.
• Apoiar a transformação digital através de consultoria para elaboração de requisitos técnicos e funcionais para a informatização e automação de processos, conectando as melhorias das rotinas com as soluções tecnológicas.
• Facilitar a Implementação de Processos através do plano de implementação elaborado em parceria com as lideranças das áreas institucionais.
• Monitorar e Avaliar os processos organizacionais através de indicadores de desempenho (KPIs) desenvolvidos em parceria com cada área institucional.
• Subsidiar a Gestão com informações consolidadas sobre a gestão de processos, especialmente para o relatório de gestão institucional anual.

Como fazemos?

Utilizamos uma metodologia de trabalho estruturada e transparente, iniciada em junho de 2024 e que seguirá até maio de 2027. Articulada pela AGP e conduzida pelo Projeto de Modelagem de Processos (PMP) vinculado ao Núcleo Integrado de Soluções em Engenharia de Produção (NISEP), essa metodologia ocorre da seguinte forma:

1. Diagnóstico e Planejamento Estratégico [concluído]: a primeira etapa consiste em definir a Cadeia de Valor e a Arquitetura de Processos do IFRN, que nos dão uma visão completa da instituição e nos permitem priorizar os processos mais críticos a serem trabalhados.
2. Mapeamento e Modelagem (As Is - To Be) [em execução]: para cada processo priorizado na primeira etapa (diagnóstico), é realizado um trabalho colaborativo com as equipes executoras para desenhar o fluxo atual ("As Is" - como é hoje) e, a partir da identificação de gargalos e oportunidades, propor um fluxo otimizado ("To Be" - como deve ser).
3. Formalização e Gestão do Conhecimento [em execução]: todo o conhecimento gerado é documentado em fluxogramas BPMN, manuais de processos e subprocessos, que servem como um guia para a execução correta das atividades.
4. Acompanhamento e Transparência [em desenvolvimento]: para que todos possam acompanhar o andamento do nosso trabalho, o Painel de Processos Organizacionais foi criado e está em fase de homologação. Ele é o instrumento que centraliza e apresenta os dados sobre o mapeamento e a modelagem dos processos em toda a instituição. Ele está previsto para ser lançado em 1º de setembro de 2025.
5. Gestão de Conhecimento de Processos [em desenvolvimento]: para que todos possam encontram a documentação completa de cada processo, uma plataforma de gestão de conhecimento segue em desenvolvimento pela equipe interna do IFRN, para permitir a buscar organizada, intuitiva e detalhada sobre cada processo organizacional mapeado, modelado e implementado. O lançamento da plataforma está previso para 1º de janeiro de 2026.
6. Monitoramento do Desempenho de Processos [a desenvolver]: é relevante a construção de uma metodologia para definição, elaboração e implementação dos KPIs dos processos organizacionais. Por isso, no decurso da execução do projeto, nossa expectativa é que possamos validar uma metodologia institucional e que possamos iniciar a implementação desta funcionalidade na instituição assim que for possível.