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Tecnologia da Informação

IFRN terá todos os seus processos tramitando de forma eletrônica ainda neste ano

21/03/2017 - Nesta segunda e terça-feira, 20 e 21, chefes de gabinete passaram por treinamento

IFRN terá todos os seus processos tramitando de forma eletrônica ainda neste ano

Capacitação aconteceu na Diretoria Acadêmica de Informática do Campus Central

Buscando promover mais eficiência e sustentabilidade, o IFRN se prepara para implantar, até setembro deste ano, a tramitação eletrônica de todos os seus processos administrativos. Alguns testes já vêm sendo feitos pelo Gabinete da Reitoria e, neste momento, passarão a ser realizados também nos Gabinetes da direções-gerais dos campi.

Para isso, a Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DIGTI) do Instituto promoveu, nos dias 20 e 21 de março, no Campus Natal-Central (CNAT), curso de capacitação voltado aos chefes de gabinete. Ministrado por servidores da Coordenação de Sistemas de Informação da DIGTI, o curso busca treinar para a utilização do módulo Processo Eletrônico, que está sendo implantado dentro do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). 

Em outubro, a intenção é que não seja mais necessária a tramitação física de memorandos, ofícios, requerimentos e outros documentos, diminuindo drasticamente a utilização de papel pela Instituição e proporcionando mais segurança e agilidade aos processos. "Estamos numa era digital e essa mudança é necessária e urgente, pois a burocracia exige pilhas de papel que, inclusive, criam dificuldades de armazenamento. A eliminação do processo físico também representará uma melhoria no impacto ambiental", explicou Celma Aquino, chefe de Gabinete do Campus Mossoró.

O desenvolvimento do módulo cumpre a determinação do Decreto nº 8.539, de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo. Iniciados os testes com os gabinetes, as próximas etapas englobam as equipes da gestão de pessoas, da administração, dos setores ligados à licitação, isso tudo com o modelo de capacitação presencial. Além disso, haverá a capacitação virtual, através da plataforma Moodle, numa parceria com o Campus EAD, para divulgar para mais e mais servidores as ferramentas e detalhes da utilização do módulo.

Segundo André Gustavo, diretor da DIGTI, a ideia do curso não é a capacitação como um fim, mas também receber um retorno dos públicos sobre a utilização do módulo. “Esperamos receber, ao final do curso, sugestões para melhorar o processo que, inclusive, vai mudar a dinâmica de trabalho de muitos servidores, pois vamos deixar de ter o trâmite do processo físico e passar a ter um processo 100% digital”, disse o diretor. Para a chefe de Gabinete da Reitoria, Maria Auxiliadora de Lira, o curso está sendo enriquecedor para os participantes. "Teremos a responsabilidade de implementar o módulo em nossas unidades administrativas, com a função de multiplicadores", complementou.

Passo-a-passo de como elaborar documentos eletrônicos, o curso mostrará, dentro do próprio SUAP, como funciona, por exemplo, o sistema de assinatura eletrônica, como um servidor pode atualizar o documento compartilhado, comentar, receber e enviar, trazendo uma nova dinâmica de funcionamento entre os órgãos do Serviço Público Federal. Além de reduzir os custos com papel e impressão, o método agrega transparência, segurança e sustentabilidade ambiental aos trâmites administrativos. Tudo com a garantia de que eles serão salvos nas nuvens, numa séria política de backup para garantir a integridade dos dados.

Inovação

O decreto que estabeleceu o uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá estar implementado até outubro de 2017, quando a publicação completará o prazo de dois anos. No IFRN, a decisão foi por construir um módulo do sistema alternativo ao modelo disponibilizado pelo governo federal. Assim, utilizando o próprio Suap, a intenção foi trazer um software de processo eletrônico para dentro do sistema já utilizado pelo Instituto. O uso dessa metodologia foi estabelecido com vistas a minimizar o possível impacto da inovação trazida pela implantação do novo método.

A DIGTI planeja para o período compreendido entre maio e julho fechar as rodadas de capacitação dos servidores. Até lá a ideia é o aumento gradativo da produção de processos digitais. “Esse será, acreditamos, o tempo de nossos públicos acostumarem-se com essa filosofia. Depois desse procedimento, esperamos encerrar o trâmite físico de processo, entre 15 e 30 de setembro”, finalizou André.

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