O Suap (Sistema de Administração Pública), idealizado em 2006 no IFRN, é o primeiro sistema dentro do MEC a fazer tramitação de processos no barramento de Processo Eletrônico Nacional (PEN). A tecnologia permite que órgãos distintos tramitem processos entre eles. O IFRN realizou a troca de documentação, de forma eletrônica e direta, com o Ministério da Economia. De acordo com André Duarte, diretor de Gestão em Tecnologia da Informação, nem os processos do MEC foram tramitados ainda por esse sistema, o que comprova o pioneirismo e a eficiência do IFRN na área. 

O barramento de serviços do PEN é uma infraestrutura centralizada, que permite que um órgão envie processos ou documentos administrativos digitais para outro, de maneira segura e com confiabilidade de entrega. Tal infraestrutura permite o trâmite eletrônico independentemente do sistema adotado, porém, a solução de processo eletrônico precisa estar integrada ao barramento para que a tramitação ocorra com sucesso. "O objetivo do barramento PEN é construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos", explica o diretor.

No IFRN, o Suap já tramitou 92.855 processos de forma eletrônica, isso em 1 ano e meio, período em que foi implementado o módulo: são cerca de 170 processos abertos por dia só no IFRN. Isso corresponde a 63 eucaliptos preservados na natureza. O Sistema é responsável por todos os processos em trâmite no Instituto, abrangendo a gestão acadêmica, atividades estudantis, pesquisa e extensão. O Instituto apresenta ainda mais de 38 mil chamados registrados e atendidos, com uma média de 1.460 demandas por mês. 

André Almeida destaca projetos futuros: “cabe o destaque para o novo módulo de acompanhamento e execução do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), associado ao Planejamento Anual, que permitirá o acompanhamento, basicamente em tempo real, de como a instituição está realizando seu planejamento e a execução do seu orçamento. Isso permitirá a atuação da comunidade interna e externa no aperfeiçoamento dos processos de gestão”, relata.  

Em relação ao PEN, o objetivo é dinamizar a tramitação de processos eletrônicos através de orientações mais inteligentes na instrução dos processos. “Imagine um cenário em que um determinado tipo de processo está em um setor e o funcionário não sabe bem o que deve ser feito? Queremos que o sistema faça a sugestão do que deve ser feito naquele processo naquela fase”, explica o diretor da DIGTI. Os projetos vão abranger técnicas de Inteligência Artificial como um dos principais auxílios e o conceito deverá ser expandido para todo o Suap, para o tornar mais inteligente e aumentar a eficiência nas tomadas de decisões.

Trajetória do Suap

O Sistema surgiu com o desenvolvimento da tecnologia utilizada para o registro da frequência dos servidores e o controle dos materiais e equipamentos recebidos, sendo chamado Sistema Unificado de Almoxarifado e Patrimônio (Suap). Em 2008, foram acrescentados módulos para integrar o sistema de ponto eletrônico com o Sistema de Administração de Pessoal do Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), adicionando funcionalidades de gestão de Recursos Humanos. Rebatizado como Sistema Unificado de Administração Pública, o atual Suap foi pensado como um software de gestão para reunir dados e informações institucionais e hoje faz também toda a gestão de informações acadêmicas relacionadas a todos os cursos.

Além do IFRN, já foram assinados 32 acordos de cooperação entre diversos órgãos das administrações públicas, nas esferas federal, municipal e estadual, para colaboração e uso do Sistema. André Almeida destaca a importância da parceria: “acreditamos que todas as 32 instituições têm colaborado nesse processo de melhoria do Suap, mas cabe o destaque à Escola Nacional de Administração Pública (Enap), que, através de uma implantação diferenciada em parceria mais próxima com o IFRN, gerou um case de sucesso, com ampla divulgação na esplanada dos Ministérios”, disse.